Comexposium est l’un des leaders mondiaux de l’organisation d’événements et de l’animation de communautés autour de leur business et de leurs passions. Le Groupe organise plus de 150 événements professionnels et grand public, couvrant plus de 10 secteurs d’activité, et met en relation 48 000 exposants et 3,5 millions de visiteurs 365 jours par an. Créateur d’expériences et de rencontres entre les individus, Comexposium permet, grâce à ses événements (SIAL, All4Pack, Paris Retail Week, One to One, Foire de Paris, Rétromobile...) et aux contenus associés, à ses communautés d’être connectées toute l’année via des leviers omnicanaux efficaces et ciblés. Comexposium regroupe près de 1100 collaborateurs au sein de l’ensemble de ses filiales dans plus de 23 pays.

Nous recherchons dans le cadre d'une opportunité en CDI, un(e) Assistant(e) de direction H/F. 

Sous l’autorité du Directeur général, de la division NETWORK, et de la Directrice Commerciale, l’assistant(e) de direction apportera une aide permanente dans la gestion, l’organisation et le suivi des dossiers et des services attachés à la direction. Vous serez également en charge de la gestion administrative, du contrôle budgétaire..

Vos missions seront les suivantes (liste non exhaustive) :

- Gestion de l’accueil téléphonique et physique, du courrier et des courriels

- Gestion des plannings de la direction, organisation des rendez-vous, des réunions et des déplacements.

- Rédaction et mise en forme de travaux bureautiques (courriers, publipostages, mailings, compte-rendu, diaporamas)

- Gestion des dossiers particuliers suivis par le directeur (préparation de dossiers, classement, rédaction de notes, alerte et relances)

- Participation à des réunions, prise de notes 

- Classement et archivage des dossiers

- Liaison avec les services de la direction générale et autres directions d’évènements

- Interface avec les différents services de l’entreprise (informatique, marketing, juridique, RH…)

- Gestion des Notes de frais (classement – suivi financier-demande de remboursement ..)

- Préparation du budget principal en lien avec le Directeur Général

- Suivi de l’exécution budgétaire

- Accueil Clients

- Organisation d’événements internes 

- Budget : Création et suivi de BDC jusqu’à l’encaissement

- Participation à certaines missions d’accueil et coordination sur nos événements

- Gestion et annonce à l’arrivée de nouveaux collaborateurs (suivi de l’onboarding)

PROFIL 

Issu(e) d'une formation Bac + 2 type Secretariat, vous justifiez d'une expérience réussie de 5 ans en assistanat de Direction générale et de Direction commerciale.

Compétences requises

- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, P.Point - Internet)

- Maîtrise des techniques de secrétariat (prise de notes, rédaction) et des règles de grammaire, d’orthographe, et de syntaxe

- Capacité à prioriser les activités en fonction du temps disponible, de l'importance des dossiers et des décisions du directeur général

- cadre réglementaire lié à l’activité de la direction

- Capacité à gérer des projets transverses avec force de proposition et de conviction et autonomie

Savoir-faire

- Forte capacité d’adaptation vous permettant la gestion de plusieurs projets transverses.

- Rigueur et sens de l’organisation

- Capacité à être réactif et autonome

- Respect des consignes, esprit d’initiative et autonomie

- Sens du travail en équipe

- Capacité à rendre compte de son activité

- Qualités relationnelles

- Réelle appétence pour la communication et l’événementiel.

- Curiosité : être force de proposition, proposer des solutions

Chez Comexposium, nous sommes convaincus que la diversité est essentielle pour bâtir un monde plus ouvert et plus responsable, et qu’elle est la clé d’une entreprise créative et innovante. Nos offres sont ouvertes à toutes et à tous ; nous nous efforçons ainsi de mener des recrutements inclusifs afin de renforcer notre équipe par une pluralité de talents. Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.