Vinexposium, né de l’union de Vinexpo et du pôle vin de Comexposium en 2020, est désormais le premier organisateur mondial dédié aux vins et spiritueux avec un portefeuille d’événements emblématiques et reconnus à travers le monde.

Bien que l’événement principal se tienne à Paris, Vinexposium a su exporter son expertise à l’international en développant des événements d’envergure à Hong Kong, New York, Singapour, Mumbai et Miami.

Vinexposium recrute un (une) Chargé(e) des Services Généraux et de la Vie Interne afin d'accompagner et assister la Directrice Administrative et Financière (DAF) dans ses diverses missions et d'assurer la gestion fluide et optimisée des locaux, des services généraux et de la vie interne de l'entreprise sur ses sites.

Véritable pivot de l'organisation sur le site de Bordeaux et coordinateur essentiel avec le site de Courbevoie, le/la Chargé(e) des Services Généraux et de la Vie Interne est garant(e) du bon fonctionnement opérationnel de l'entreprise.

Ce rôle central combine la gestion logistique et administrative des locaux (Services Généraux), l'animation de la vie interne et la participation à la promotion du bien-être au travail (Office Management), tout en assurant un support de premier niveau structurant auprès des fonctions RH et Finance.

Sur votre champ d'action, vous êtes le/la référent(e) pour les collaborateurs, les prestataires et les visiteurs, contribuant directement à une expérience collaborateur positive et à la maîtrise des coûts opérationnels de votre périmètre.

Les principales mission du (de la) Chargé(e) des Services Généraux et de la Vie Interne sont les suivantes :

Gestion des locaux et des services généraux :

• Assurer l’accueil physique des visiteurs sur le site de Bordeaux
• Gérer le standard téléphonique
• Traiter le courrier entrant et sortant
• Gérer la boîte e-mail générique (répondre directement ou dispatcher aux départements concernés)
• Suivre les commandes de fournitures et consommables pour Bordeaux et Courbevoie
• Assurer l’interface avec le propriétaire des locaux de Bordeaux
• Servir de référent auprès des prestataires pour les travaux
• Veiller au respect des obligations de sécurité du bâtiment
• Organiser les exercices d’évacuation

Organisation et animation de la vie collective :

• Gérer les déplacements Professionnels :
  • Effectuer les réservations de voyages (transport et hébergement) en lien avec l'agence de voyage partenaire.
  • Agir en tant que personne ressource et référente de la plateforme de réservation en ligne (Egencia) :
    • Accompagner et former les utilisateurs internes à l'utilisation de la plateforme
    • Gérer le suivi des réservations de groupe ou collectives
    • Servir d'interface avec le support technique en cas de besoin
    • Assurer le suivi des déplacements réalisés et veiller activement à l'optimisation des coûts (négociation, choix de prestataires...)
• Organiser les événements internes (repas de Noël, team building, Retex salons…)
• Éditer et diffuser la newsletter interne
• Réaliser ponctuellement des missions collectives menées dans le cadre de nos événements

Support à la Direction Administrative et Financière :

Finance : 

• Être le réfèrent de l’outil de gestion comptable (former et assister les collaborateurs)
• Être le référent sur la gestion des notes de frais
• Assurer le suivi des bons de commande liés aux frais généraux, aux événements internes et aux différentes activités de son périmètre.

Ressources Humaines : 

• Prendre en charge l'Onboarding technique (remise pack integration et assistance à la prise en main des outils)
• Animer les sessions d’integration
• Participer à la co-rédaction du livret d’accueil, des guides pratiques et mis à jour de l’organigramme
• Gérer le fonds social (Gymlib, commande bon cadeaux)
• Appuyer la création des fournisseurs et des bons de commande dans Oracle
• Appuyer l’organisation des formations

Profil recherché :

De formation Bac+2/3 en Gestion, Assistanat de Direction, vous justifiez d’une expérience réussie (2 à 5 ans) sur un poste polyvalent (Office Management, Services Généraux). 

Vous maîtrisez les outils bureautiques et la gestion de prestataires, avec idéalement une connaissance d'un ERP. 

Reconnu(e) pour votre sens du service, votre organisation et votre rigueur, vous êtes autonome, proactif(ve) et disposez d’une excellente aisance relationnelle pour animer la vie d’entreprise et collaborer avec les équipes